Eén reactie krijgen we gegarandeerd na elke vergadering in de Vergadertuin: “Wat een mooi concept. Hoe zijn jullie op dat idee gekomen?” Dringend tijd dus om eens een blik achter de schermen te geven van het ontstaan van het idee tot de uitwerking ervan!

In 2018 verhuisde ons gezin van de Populierenlaan naar de zijstraat Kastanjelaan. Een verhuis van amper enkele honderden meters maar wat een verbetering. In de nieuwe woning hadden we een kantoorruimte op het gelijkvloers waar ik mijn klanten kon ontvangen, een ruimere badkamer en bovenal een pracht van een tuin. We voelden meteen ook aan dat de woning door zijn praktische indeling mogelijkheden gaf.

Twee jaar later slaat Corona toe.  Ik was het als zelfstandig webontwikkelaar al wel gewoon om veel thuis te werken, maar nu zaten we dagen, weken, maanden aan een stuk te werken in onze kantoorruimte met zicht op de tuin. Een tuin die deels door onszelf en deels door de tuinman wordt onderhouden, maar die minstens 5 dagen per week niet of amper betreden werd. Zou er geen manier zijn om die ook in de week nuttig te gebruiken?

Oktober 2020 is het als ik 4 dagen op ‘Workation’ ging in de Champagnestreek, samen met andere ondernemers (een echte aanrader trouwens). We bezonnen er over de groei van onze bedrijven en leerden elkaar en elkaars ondernemingen beter kennen. Naast de verrijking zetten ook de verhalen over een co-workspace in Berchem me tot nadenken. Die samenwerkingsplaatsen krijgen tijdens Corona natuurlijk amper volk over de vloer, maar is zoiets ook niet in openlucht – meer Coronaproof – te organiseren? Zo buiten werken moet toch geweldig zijn…

Het idee van een co-workspace rijpte ondertussen verder. We maakten een mini-businessplan op en bespraken ons idee met wie het horen wilde.  En dan in januari veranderde alles . Tijdens een  brainstormsessie via video met een groep vrienden kwamen er (de verhoopte) kritische vragen. “Ga je dan elke dag openen ook al zit er maar 1 persoon?”, “Hoe ga je bijhouden wie wanneer komt, ga je dan altijd thuis zijn?”, “Gaan die buitenwerkers niet te veel last hebben van zonlicht op hun scherm?”. Niet op alle vragen had ik een pasklaar antwoord. Het basisidee van het co-working concept evolueerde tijdens de brainstorm naar een concept voor grotere bedrijven die dan in groep zouden komen werken of vergaderen. “Dus eigenlijk een vergaderzaal in openlucht, een vergadertuin dus?” Het concept kreeg meteen een naam.

Dus eigenlijk een vergaderzaal in openlucht, een vergadertuin dus?

“OK, beslist. We bouwen in het achterste afgeschermde deel van onze tuin een ruim terras en starten een vergadertuin.” Terwijl we zelf het terras plaatsten, investeerden we in mooie meubels, werd de schuur ernaast ingericht met een ijskast en andere voorzieningen en werd de bouw van een buitentoilet opgestart. Met een groep vrienden hielden we in mei een testvergadering zodat we meteen ook fotomateriaal hadden voor de website. Tijdens die testvergadering ondervonden we ook dat het zonlicht geen spelbreker was voor de laptops als er onder de parasol werd vergaderd. Het internet werd ook doorgetest en alles kreeg groen licht voor de start!

We ontwikkelden de website, bestelden visitekaartjes en ander promomateriaal, maakten wegwijzers, startten advertentiecampagnes op Google en Facebook en niet veel later rinkelde de eerste telefoon. ” We zouden graag met 12 komen vergaderen, allemaal op Coronaveilige afstand van elkaar. Oh ja, en graag ook in de schaduw want het wordt heel warm.” Het was meteen een gigantische uitdaging, maar de feedback van de vergaderaars achteraf was enorm positief: “Het voelt als werken op vakantie.” . We ondervonden meteen wat we zelf nog konden verbeteren en voelden al dat ons origineel concept wel eens zou kunnen aanslaan.

Het voelt als werken op vakantie

We zijn nu 2 maanden en heel wat vergaderingen verder. De halfopen veranda (droog in geval van regen) naast de tuin is ondertussen ook onderdeel van de Vergadertuin. En we dromen nog verder, maar daarover later zeker meer…